Acrobatとは？

まずは、Acrobatとはどのようなソフトウェアなのかについて詳しく解説します。PDFを扱うソフトにはさまざまなものがありますが、Acrobatは機能が充実しているためビジネス利用におすすめです。

下記で紹介するポイントを魅力に感じるのであれば、Acrobatの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

高機能で便利なPDFソフトウェア

Acrobatはアメリカのソフトウェア企業であるAdobe Inc.が提供しているPDFソフトウェアで、機能が豊富という特徴があります。Acrobatを導入すると、例えば以下のことが可能になります。

• ・PDFの作成
• ・PDFの編集
• ・OCR（光学文字認識）機能によるテキスト認識
• ・別形式のファイルからPDFまたはPDFから別形式のファイルへの変換
• ・電子署名（電子サイン）の付与
• ・PDFの分割・結合
• ・PDFの共有

このようにPDFを使用するときに必要な機能がひと通りそろっており、ビジネスでPDFを利用する際には欠かせないソフトウェアです。

文書業務のデジタル化・ペーパーレス化・リモートワークに最適

さまざまな文書をPDFに変換してクラウド上に保管できるのも、Acrobatを導入するメリットです。社内に存在する多くの文書をデジタル化することで、管理がスムーズになるだけでなく、リモートワークにも対応しやすくなります。

電子署名（電子サイン）にも対応しているため、オンライン契約や決済に使用できるのも魅力です。契約書の扱いや管理に手間がかかって困っている方も、Acrobatの導入を検討するとよいでしょう。押印や郵送など、契約に関係するさまざまな業務を削減できます。

Acrobat Pro/Standardの違いとは？

アドビ製品のAcrobatには、「Pro」と「Standard」の2種類のプランがあり、それぞれ利用できる機能が異なります。

自社に合ったプランを契約するためにも、それぞれのプランで使える機能を正しく理解しておきましょう。ここでは、ProとStandardの違いを解説します。

Standardとの機能の違い

ProとStandardを機能面で比較すると、Proでのみ使用できる機能がいくつかあります。Proを契約しないと使えない機能の一例は以下の通りです。

• ・PDF内の表示されている機密情報を墨消し
• ・2つのPDFの差分を比較する
• ・PDF内にオーディオ・ビデオなどのコンテンツを追加する

上記の機能が必要な場合は、Proを契約する必要があります。機密情報を削除したり、2つのPDFを比較して変更点を可視化したりする機能は、とくにビジネスシーンで役立つでしょう。基本的に、ビジネスで利用する場合はProを契約するのがおすすめです。

Standardでも使える機能

PDFを作成・編集・操作する上で必要となる基本的な機能は、Standardでも使用できます。Standardで利用できる具体的な機能の一例は以下の通りです。

• ・ファイルをオンラインで管理する
• ・他社クラウドストレージと連携する
• ・PDFと他形式のファイルを相互変換する
• ・PDFを分割・結合する
• ・PDF内のテキストや画像を編集する
• ・電子署名（電子サイン）機能を利用する

Standardでも基本的な機能はひと通り利用できるため、ビジネスにおいてそこまで不便さを感じることはないでしょう。ProはPDFをより便利に活用するためのライセンスといえます。

Acrobat Proならでは主な機能

ここからは、機密情報を保護する機能や変更点を明確にする機能、処理を自動化する機能など、StandardではなくProを契約することで使えるようになる便利な機能について詳しく見ていきましょう。業務効率を高めるためにもぜひProの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

墨消し機能

公開したいPDFの一部に個人情報や機密情報が含まれている場合、その部分を削除する必要があります。Acrobat Proを使用すると墨消し機能を利用でき、一部のみを塗り消した状態にすることが可能です。

そのため、公開用に個人情報を削除したPDFを別途作成する必要はありません。別途作成すると消し忘れなどのミスが発生したり、多くの手間がかかったりします。墨消し機能を活用することで機密情報を比較的容易に保護できるのは大きなメリットです。

PDFファイルの2つのバージョンの比較

一度作成したPDFを編集する機会が多い場合、差分比較機能を利用すると便利です。ファイル比較ツールを起動して新しいPDFと古いPDFを読み込ませることで、どこをどのように変更したのかをひと目でチェックできます。

差分を比較するために全体を目視で確認すると多くの時間がかかるため、Proを契約してチェック時間を短縮することをおすすめします。文書のチェックにかかる時間を大幅に削減できるのも、Proを利用するメリットです。

アクションウィザード

Acrobat Proには、複数のPDFに自動で同じ処理を施せるアクションウィザード機能が実装されています。アクションウィザード機能を使うと、以下のような作業の自動処理が可能です。

• ・PDF内のコメントや注釈を一括で削除する
• ・OCR処理を実施する
• ・文書内に透かしを施す
• ・暗号化する

日々の業務で行う作業を自動化することで、作業忘れを防ぐとともに業務効率を高める効果も期待できます。複数回繰り返さなければならないことがあらかじめ分かっている作業がある場合は、アクションウィザードを積極的に活用しましょう。

電子サインの利用が無制限

Acrobat Proを契約しているユーザーは、電子サイン機能を回数無制限で利用できます。この機能を利用することで、契約書や承認書などをはじめとした特定ユーザーのサインが必要な書類もまとめてペーパーレス化できます。

署名・押印するだけのために書類を印刷している場合は、Acrobatに標準搭載されている電子サイン機能を活用するのがおすすめです。

電子サインに対応したシステムは数多くありますが、多くはサインを実行した回数に応じて料金が発生する従量課金制を採用しています。サインの回数が多ければ料金がかさむため、コストを最適化するためにも無制限で利用できるAcrobatを導入するとよいでしょう。

Acrobat Proを導入するならどれがおすすめ？

これからAcrobat Proの導入を検討している場合、契約方法はさまざまです。自社が必要とするアドビ製品がAcrobatのみなのか、それとも別のソフトウェアも利用したいのかによって適した方法が異なります。

ここでは、ニーズ別にどのような契約パターンを選べばよいかを見ていきましょう。まずは自社で必要とするアドビ製品が何かをピックアップしておくことをおすすめします。

Acrobat Proのみが必要な場合は単品での利用

他のアドビ製品を必要としておらず、Acrobat Proのみを必要とする場合は単体で契約するとよいでしょう。アドビ製品は必要なものを選んで単体契約できる仕組みとなっており、特定のソフトウェアに限って使用するときはリーズナブルな料金で契約できます。

法人利用の場合は、法人向けのグループ版かエンタープライズ版を契約するのが基本です。いずれも10ライセンス以上を契約するとボリュームディスカウントが適用されるため、多数のライセンスを必要とする場合は割安な金額で契約できます。

複数のツールと併用するときはコンプリートプラン

複数のアドビ製品を使用する場合は、Creative Cloudコンプリートプランの利用を検討するとよいでしょう。コンプリートプランを契約すると、Acrobat Proを含むほぼ全てのアドビ製品を利用できるようになります。

AcrobatとPhotoshopやIllustrator、Premiere Proなど、いくつかのソフトウェアを組み合わせて利用したい場合は、それぞれ単体契約する場合とコンプリートプランを契約した場合の料金を比較して判断することをおすすめします。3つ以上のソフトウェアを使用する場合は、コンプリートプランを契約したほうがリーズナブルです。

Acrobat Proの導入に関する相談はシステナへ

文書のペーパーレス化を進めるためにAcrobat Proの導入を検討している場合は、ソフトウェアに加えて運用体制の構築やハードウェアの準備も必要です。

自社だけで上記の準備を整えるのが難しいと感じている方は、ぜひアドビのプラチナリセラーであるシステナにご相談ください。

ご要望に応じて最適なプランを提案

システナにはさまざまなアドビ製品に特化した担当者が在籍しており、各社の状況を細かくヒアリングした上で最適な製品や契約するプランをご提案します。さまざまなアドビ製品を取り扱っているため、Acrobatに限らず他のクリエイター向けソフトウェア導入のサポートも可能です。

導入前だけではなく、導入後の運用に関するサポートも提供しています。Acrobatなどのアドビ製品を初めて利用する方は、ぜひシステナへお任せください。

システム連携やハードウェアの調達もサポート可能

アドビ製品を快適に利用するには、要件を満たしたハードウェアの調達が欠かせません。システナでは、ハードウェアの調達に関する相談も受け付けており、PCやタブレット、周辺機器の提供にも対応しています。

すでに運用しているICTシステムとの連携が必要な場合も、必要なサポートを提供可能です。業務効率化やデジタル化の面で何らかの課題を抱えている方も、ぜひこの機会に一度お問い合わせください。

まとめ

Acrobat Proを導入し、社内に存在するさまざまな文書をPDFに変換して保管すればペーパーレス化を推進できます。また、電子署名（電子サイン）システムを利用すると契約書や承認書などに求められるサインもデジタル化できるため、業務効率が向上するだけでなく、リモートワークにも対応できるようになるでしょう。

システナでは、アドビのプラチナリセラーとしてAcrobatの導入をトータルサポートしており、各社の状況に合わせて最適なライセンスやハードウェアの導入をご提案しています。これからAcrobatを導入しようと考えている方やビジネスのICT化でお悩みの方は、ぜひこの機会にシステナにご相談ください。